Zawartość
- Co to jest korespondencja seryjna?
- Pobierz aplikację Scalanie danych stron
- Utwórz plik formularza na stronach
- Otwórz plik danych w liczbach
- Przypisz tagi zastępcze
- Wybierz format i lokalizację pliku eksportu
- Uruchom korespondencję seryjną
W Pages, współpracującym edytorze tekstu Apple, tworzenie korespondencji seryjnej działa nieco inaczej niż w innym oprogramowaniu do edycji tekstu. W rzeczywistości nie ma wbudowanej funkcji do wykonywania korespondencji seryjnej w Pages.
Istnieje jednak metoda łączenia korespondencji ze stronami przy użyciu AppleScript, języka skryptowego w systemie macOS, który umożliwia tworzenie niestandardowych automatyzacji zadań. AppleScript jest bardzo przydatny, ale dla większości z nas, którzy nie wiedzą, jak go używać, ale nadal chcą przeprowadzić korespondencję seryjną, wydaje się, że jest niestabilny.
Ułatwimy Ci to. Za pomocą aplikacji o nazwie Scalanie danych stron utworzysz niestandardowy skrypt zaprojektowany specjalnie do przeprowadzania korespondencji seryjnej przy użyciu Pages i Numbers. Prosty interfejs aplikacji jest łatwy w użyciu, więc nie pozwól, aby wzmianka o AppleScript powodowała niepokój.
Co to jest korespondencja seryjna?
Scalanie poczty to narzędzie do generowania masowych wysyłek, takich jak listy lub koperty z adresami. Plik danych - zwykle arkusz kalkulacyjny (w naszym przykładzie będziemy używać aplikacji Numbers firmy Apple) - zawiera dane, które wypełnią formularz. Jako formularz wykorzystamy kopertę utworzoną w aplikacji Strony Apple.
Pobierz aplikację Scalanie danych stron
Na wstępie pobierz aplikację Scalanie danych stron. Link do pobrania znajdziesz na dole strony. Pobrany plik jest plikiem zip. Po dwukrotnym kliknięciu komputer Mac rozpakuje go do folderu o nazwie PagesDataMergeApp.
Utwórz plik formularza na stronach
Używamy prostego szablonu koperty w Pages. Scalanie korespondencji pozwoli nam tworzyć osobne koperty adresowane do każdej osoby z naszego pliku danych.
Zdefiniuj każdy tekst zastępczy, który będzie wypełniony informacjami z naszego pliku danych arkusza kalkulacyjnego (przejdziemy do arkusza kalkulacyjnego poniżej), na przykład imię, nazwisko i adres osoby.
- Kliknij Format w prawym górnym rogu okna Strony, aby otworzyć menu formatowania po prawej stronie. Następnie kliknij Więcej patka.
- Na naszej kopercie zaznacz każdy tekst zastępczy, zaczynając od FIRSTNAME.
- W górnym menu kliknij Format > zaawansowane > Zdefiniuj jako tekst zastępczy.
- W menu formatowania u dołu w polu Tag skryptu wpisz nazwę tego zastępczego pola tekstowego. W tym przykładzie używamy FIRSTNAME.
- Powtórz krok 4 dla każdego zastępczego elementu tekstowego, który będzie odpowiadał danym, które zostaną zaimportowane z arkusza kalkulacyjnego: LASTNAME, STREET, CITY, STATE, ZIP.
Otwórz plik danych w liczbach
W Numbers otwórz arkusz kalkulacyjny z nazwami i adresami, które wypełnią tekst zastępczy zdefiniowany w kroku 2. Wybierz wszystkie komórki, które mają dane, które chcesz uwzględnić w korespondencji seryjnej. Aplikacja korespondencji seryjnej zaimportuje tylko elementy wybrane w tym kroku.
Jeśli arkusz kalkulacyjny ma nagłówki kolumn, nie muszą one pasować do zastępczych nazw tekstowych (np. FIRSTNAME, LASTNAME itp.).
Przypisz tagi zastępcze
Otwórz aplikację Scalanie danych stron, klikając dwukrotnie rozpakowany plik aplikacji o nazwie Scalanie danych stron.
Przekonasz się, że aplikacja jest oznaczona cyframi dla każdego ustawienia, którego użyjesz do utworzenia procesu korespondencji seryjnej.
- Obok 1 w aplikacji kliknij menu i wybierz Tabela liczb wyboru. Kliknij Import. Pierwszy rząd zostanie wciągnięty i wyświetlony.
- Wybierz pierwszy importowany element - w tym przypadku jest to James.
- Obok 2 w aplikacji kliknij menu rozwijane i wybierz tag zastępczy FIRSTNAME (jest to pierwszy zdefiniowany element zastępczy).
- Powtarzaj kroki 2 i 3 dla każdego importowanego elementu, aż do wszystkich elementów zostanie przypisany znacznik zastępczy. Na przykład wybierz „Jones”, a następnie wybierz LASTNAME z menu rozwijanego.
Wybierz format i lokalizację pliku eksportu
Obok 3 w aplikacji wybierz format pliku, którego chcesz użyć korespondencji seryjnej dla każdej koperty. W tym przykładzie wybierzemy Dokument strony. Inne opcje, które możesz wybrać to:
- Dokument Microsoft Word
- MS Word Doc (szyfrowany)
- Dokument PDF
- Dokument PDF (zaszyfrowany)
- EPUB
- Niesformatowany tekst
Obok 4 w aplikacji kliknij Wybierz opcję Eksportuj folder i wybierz lokalizację, w której chcesz zapisać scalone pliki.
Numer 5 w aplikacji to opcjonalna funkcja, której można użyć do automatycznego wysyłania pojedynczych wiadomości e-mail związanych ze scaleniem poczty. Nie będziemy go używać w tym przykładzie.
Uruchom korespondencję seryjną
Teraz, gdy przypisałeś tagi zastępcze z dokumentu Pages do wszystkich elementów danych zaimportowanych z pliku danych Numbers, możesz rozpocząć korespondencję seryjną.
Obok 6 w aplikacji kliknij Zaczynać aby rozpocząć korespondencję seryjną. Zostaniesz poproszony o potwierdzenie zamiaru scalenia danych przy użyciu dokumentu na pierwszych stronach. Kliknij Zaczynać.
Następnie zostanie uruchomiona korespondencja seryjna AppleScript zaprojektowana z aplikacją. Dokument Pages zostanie utworzony dla każdej osoby w arkuszu kalkulacyjnym i będzie wypełniony ich nazwiskami i adresami. Zobaczysz każdy z nich otwarty i dane dodane, zanim skrypt przejdzie do następnego.
Każdy plik będzie nazwany na podstawie szablonu koperty, a po myślniku zostanie dodany numer. Na przykład, mailmerge_envelope-1, mailmerge_envelope-2, itp.
Po zakończeniu skryptu pojawi się okno dialogowe zakończenia. Jeśli klikniesz Pokaż, przejdziesz do wybranego folderu, aby zapisać poszczególne pliki.
